Akademik Veri Yönetim Sistemi
II. ULUSLARARASI GELENEKTEN GELECEĞE BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ SEMPOZYUMU, Çankırı, Türkiye, 26 - 28 Ekim 2023, ss.1-17, (Özet Bildiri)
Arşivlenen E-Belgelerin Teknik Hizmetlerinin Yürütülmesinde Personel
Yetkinliği ve Yeterliliğinin Analizi: Türkiye’deki Kurum Arşivleri Üzerine
Bir İnceleme
/Analysis of Personnel Competence and Proficiency in Performing Technical
Services of Archived E-Records: An Analysis on Institutional Archives in Turkey
Öz
Bilgi ve iletişim teknolojilerinin ortaya koyduğu elektronik kayıt ortamlarında üretilen e-
belgeler, belge yöneticilerini olduğu gibi arşivcileri de yakından etkilemiştir. Bu belgeler;
üretim, tescil, transfer ve özellikle kayıt ortamı itibariyle format özellikleri bakımından birçok
yeni hususiyete sahiptir. Klasik taşıyıcı olan kâğıda göre farklı birçok teknik ve teknolojik
hususiyet barındıran elektronik belgelerin teknik hizmetlerinin yürütülmesinde arşivcilerin
mesleki bilgi ve becerilerini geliştirmeleri gerektiği görülmüştür.
Bu teknolojik gelişmeler, meslek eğitimiyle alakalı müfredatın yeniden düzenlenmesini
gerektirirken, uygulamada da arşivcilerde bu teknolojiye uyum konusunda bilgi ve beceriye
dayalı yeni kabiliyetler aranmaya başlanmıştır. Durum böyle olunca e-belgelerin kaydedildiği
format türü, lisanslı olup olmadığı, e-imza gibi tescil araçlarının bulunup bulunmadığı,
güncellenme sürecinin planlanması, iç ve dış etkenlere karşı bilgi güvenliğinin sağlanması
gibi birçok hususta arşivcilerin yetkinlikleri değerlendirilmiştir. Çünkü dijital çağın bu yeni
bilgi taşıyıcıları interdisipliner bir bakış açısına sahip olmayı gerektirmektedir. E-arşivlerin
sürdürülebilirliğini sağlayabilmek için teknik hizmetler başta olmak üzere birçok arşiv
uygulamasının bu yeni malzemenin teknolojik özelliklerini bilen personelle yürütülmesi
gerektiği görülmüştür. Bu durumda meslek bilgisiyle beraber personelin yeni bilgi
teknolojileriyle ilgili yetkinliği ve yeterliği önemli hale gelmiştir. Ancak Türkiye’deki mevcut
kurum arşivlerinde görev yapan bilgi profesyonellerinin dijital bilgi taşıyıcılarıyla ilgili
farkındalıkları ve buna ilişkin yetkinlikleri yeteri kadar bilinmemektedir.
Uzun yıllar geleneksel metotlarla arşiv süreçlerini deneyimlemiş olan arşivcilerin e-belgelerle
birlikte yürüttükleri iş süreçlerini nasıl ve ne şekilde yerine getirecekleri sorgulanmaya
başlanmıştır. Buradan hareketle çalışmanın amacı, e-belgelerin arşive transfer sürecinden
erişime açılmasına kadar yürütülmesi gereken sanal dosyaların bütünlüğünün sağlanması,
melez dosya probleminin aşılması, düzenleme, tanımlama ve üstveri iş ve işlemlerinin
gerçekleştirilmesi gibi birçok teknik hizmette arşivcinin rol ve sorumluluklarını kritik etmek
ve yetkinlik koşullarını değerlendirmektir. Örneğin, düzenleme ve tanımlama olarak bilinen
teknik hizmetler, belgelerin tasnifi ve kataloglanması şeklinde iki evreli iş süreci olarak
planlanır. Özellikle tasnifte belgelerin asli düzeninin korunması ve belge hiyerarşisine göre
gruplandırılarak kontekstinin açığa çıkarılması, kâğıt belgelerde olduğu gibi elektroniklerde
de geçerlidir. Ancak elektronik belgelerin kolay kopyalanır, taşınabilir ve depolanabilir
özellikleri bir dosyada tutmak gibi sabit lokasyon yerine esnek bir yapı sunmaktadır. Bu
durum, belge yöneticilerine belgeleri ilişkili oldukları fonksiyon ve iş bağlamında bir dosyada
bir araya getirmek yerine bütünlüğün üstverilerle sağlandığı kümeleme olarak adlandırılan
yeni yaklaşımlar getirmiştir. Her ne kadar belge yönetiminde denenen bir usul olabilse de
arşiv dönemiyle alakalı süreç, belirgin olarak tam da açığa çıkmış değildir. Dijital ortamın
sunduğu doğal bir imkân gibi gözüken bu durum, arşiv döneminde belgelerin arşivsel bağının
kurulmasını tehdit eder mi, tam olarak bilemiyoruz. Bu konuda arşivcilerin nasıl bir tavır
takınacağı da çok açık olmamakla beraber yeni birtakım bilgi ve tekniklere sahip olmalarını
gerektireceği açıktır. Bu çalışma kapsamında kurum arşivcilerinin konu hakkındaki
farkındalıkları ve yetkinlikleri incelenmeye çalışılmıştır. Bu sorguyu sınamak için kurum
arşivlerinin tamamında değerlendirme yapılamayacağı için farklı sektörlerden örnekler
seçilerek değerlendirmeye dâhil edilmiştir. Örneklem olarak on beş kurum ve on sekiz
katılımcı belirlenerek anket çalışması yapılmıştır.
Bu kapsamda belgenin ortamının değişmesi; arşiv uygulamalarını ve personel davranışlarını
etkilemiş midir, sorusuna dayandırılarak oluşturulan saha çalışmasında katılımcıların
değişime karşı bilinç ve yetkinlik düzeyleri açığa çıkarılarak Türkiye’deki mevcut durumun
tespit edilmesine gayret edilmiştir. Saha araştırmasında e-arşiv hizmetlerini düzenleme ve
tanımlama açısından yürütebilecek nitelikli ve yeterli personelin bulunup bulunmadığı
sorusuna ilişkin görüşler dikkate alındığında kurumların yarısı söz konusu işler için personelin
yeterli olduğunu düşünse de diğer yarısı bu görüşe sahip değildir. Personeli nitelikli bulan
kurumlarda niceliksel olarak yetersizliklerin olduğu belirtilmiştir.