Akademik Veri Yönetim Sistemi
1. Uluslararası Yükseköğretim Çalışmaları Konferansı (IHEC) 2015, İstanbul, Türkiye, 14 - 16 Ekim 2015
Üniversitelerin niteliğini belirleyen önemli bir etken de, hali hazırda üniversitede öğrenim gören öğrencilerdir. Özellikle dönem başındaki ders kayıtlarında öğrencilerin yaşadıkları memnuniyet veya sorunlar bazen kendileri açısından büyük önem arz etmektedir. Teknoloji ve internet desteğiyle öğrenciler kısa zaman içerisinde bu süreçlerdeki durumlarını geniş kitlelere iletebilmektedirler. Üniversiteler de bu sürece ayak uydurarak, önceleri öğrencilerin üniversite kampüslerine gelerek sorunlarını çözmeye çalıştıkları yöntemler yerine internet tabanlı çözümler sunmaya başlamışlardır. Ders kayıtları sürecinde danışman ve öğrencilerin otomasyon sisteminde 24 saat yazışabildikleri ortamlara ek olarak, danışmanlara e-posta ve sosyal medya hesapları üzerinden de erişim sağlanabilmektedir. Bu çalışmanın amacı, öğrencilerin danışmanlarıyla yaptıkları ve ders kayıt sürecinde belirttikleri görüşlerinin incelenmesidir. Çalışma nitel araştırma yöntemi ile gerçekleştirilmiştir. Çalışmada durum çalışması deseni kullanılmış ve amaçlı örneklem çeşitlerinden kolay erişilebilir örneklem ile veriler toplanmıştır. Çalışmadaki veriler, iki danışmandan izin alınarak ders otomasyon yazılımı, e-posta, Whatsapp, Facebook ve program internet sayfasındaki yazışmalar toplanmıştır. Çalışmaya başlamadan önce Yıldız Teknik Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsünden gerekli etik izinler alınmıştır. Çalışmada verileri kullanılacak kişilerden örtük onay alınmıştır. Toplanan veriler içerik analizi yöntemi ile iki araştırmacı tarafından analiz edilmiştir. Veriler ayrıca MAXQDA 11 yazılımı ile de analiz edilmiştir. Elde edilen bulgular katılımcı teyidi için beş katılımcıya e-posta üzerinden gönderilmiştir. Çalışmada yanlılığı azaltan etkenlerden en önemlisi olarak, katılımcıların samimi olarak paylaştığı verilerin kullanılmasıdır. Çünkü hiçbir katılımcı, yazışma anında hissettiklerini samimi bir şekilde paylaşırken, belirttiği görüşlerinin her hangi bir araştırmada kullanılacağını bilmiyordu. Çalışma sürecinde elde edilen temalar “Seçmeli ve Açılmayan Dersler, Hatalı-Eksik Ders Seçimi, AGNO, Harçlar ve Ders Alma Listesi ve Ders Programı” şeklindedir. Elde edilen bazı sonuçlar yazılan mesajların herkes tarafından görüldüğü ortamlarda daha az sayıda mesajın olduğu ve yazılan mesajların sadece danışman ve yazan kişi arasında olduğu ortamlarda çok sayıda benzer veya aynı sorunun belirtildiği şeklindedir. Bununla birlikte her ne kadar daha önce nasıl yapılması gerektiği hakkında geniş bilgilendirmelerin olduğu konularda, az sayıda da olsa bazı öğrencilerin benzer durumlardan şikâyet ettikleri belirlenmiştir. Bu nedenle bu öğrencilerin, paylaşılan durumları okumadığı sonucu elde edilmiştir. Bu tür teknoloji tabanlı görüşmelerde kilit rol danışman hocaların ifade, tutum ve davranışlarıdır. Diğer yandan öğrencilerin de belirttikleri durum hakkındaki ifade, tutum ve davranışları önem arz etmektedir. Çalışmanın önerileri arasında, tüm üniversitelerde benzer uygulamaların yapılması ve danışmanların bu süreçte hassasiyet göstererek öğrencilere hızlı geri dönütler vermesi yer almaktadır. Bunun haricinde benzer veya aynı sorunların defalarca belirtilmesinin önüne geçmek amacıyla, ortak olarak gösterilebilecek sorunların nasıl çözüldüğü herkesin erişebileceği platformlar üzerinden ilan edilmelidir.
Anahtar Kelimeler: Üniversite Ders Kayıtları, Üniversite Kalitesini Arttırmak, Sosyal Medya, Doküman Analizi.