Akademik Veri Yönetim Sistemi
Satınalma Dergisi, cilt.13, sa.153, ss.16-20, 2025 (Hakemsiz Dergi)
Ülkemizde idari işler ve tesis yönetiminden sorumlu departmanlar hızla gelişiyor, güçleniyor. Bu bölümlerin kurumlar için önemi hayli kritik hale geldi. Süreç baş döndürücü. Konuyu hem geçmişten günümüze hem de farklı sektör ve şirket büyüklükleri temelinde incelemek istiyorum.
Bu alana giriş yazısı gibi kabul edebilirsiniz. Fırsat buldukça konuya Satınalma dergimizde, yine bu köşede devam edeceğim.
Geçmişin Görünmeyen Birimleri
Bugünün Stratejik Değer Yaratan Birimlerine Nasıl Dönüştü?
Bu birimlere ilişkin “gizli güç”, “görünmeyen birim” gibi tanımlama ve değerlendirmeler artık hayli geride kaldı. Bugünün dünyası son derece sorgulayıcı ve talepkâr. Her şey gözler önünde. Her şey mercek altında.
İnsanlar kısa sürede belirli bir fikre sahip oluyor. Hem şirket içerisinde çalışanlar, hem de dışarıdan gelip sistemi deneyimleyen misafirler, kullanıcılar ya da müşteriler izlenimlerini saklamıyor.
Bir şirket binasına ya da fabrikaya adımınızı attığınızda o kurumun profesyonellik seviyesini anında hissedersiniz. Hatta denilebilir ki, ziyaret ve toplantı öncesinde size yapılan bildirimler; otopark, güvenlik, danışma ve toplantı odası hakkında bilgilendirmeler bir yol haritası niteliği taşımaktadır. Hazırlıksız yakalanmadan, sürpriz yaşamadan ziyaretinizi yapar toplantınıza katılırsınız. Şirketin mevcut protokolleri; bina ve çevresi, ortak alanlar, giriş-çıkış güvenlik kontrolleri, danışma personeli ve iletişim kalitesi, otopark, asansörler, temizlik ve hijyen, bekleme salonları, ikramlar, havalandırma-iklimlendirme, enerji yönetimi size çok fazla ipucu verir. Bütün bu düzenin sağlanmasında idari işler ve tesis yönetiminden sorumlu profesyoneller vardır.
Bir şirket çalışanı iseniz her iş günü, içinde bulunduğunuz bina ve orada aldığınız hizmetleri etraflıca deneyimlersiniz. Pırıl pırıl bir bina, her şeyin en ince ayrıntısında varıncaya kadar özenle düşünüldüğü, operasyonların kesintisiz yürütüldüğü şirket ortamları herkesin ortak özlemidir. İşyeri düzenine ilişkin araştırma yapıldığında, neredeyse her gün ayrı bir memnuniyet düzeyi, bir puan ortaya çıkabilir 😊
Profesyonelliğin eksik kaldığı işyerlerinde bazı kesintiler ya da kısmi olumsuzluklar da yaşanabilmektedir. Bu konuda “bir sor, bin ah işit” durumu ortaya çıkabilir. Temiz olmayan ortak alanlar, arızalı asansörler, bozuk havalandırma, çalışmayan yazıcı ya da kahve makinesinin bir çalışır bir çalışmaması gibi pek çok örnek verilebilir. Şirket içi yaşanan birçok sıkıntıda doğrudan ve/veya dolaylı bir biçimde idari işler ve tesis yönetimi birimleri hedef alınabilmektedir. Haklı ya da haksız nedenlere dayanan tüm konular geri bildirimlere, kısa sürede şikayetlere dönüşüyor.
Beklentilerin Yükselmesi, Genişleyen Sorumluluk ve Uzmanlaşma
Geçmişte, idari işler operasyonlarının temelinde çalışanlar ve iş yeri (fiziki çalışma ortamı) arasındaki uyumun sağlanması yatardı. Çalışanın fiziki çevre ve atmosferden memnuniyeti fazlaca sorgulanmazdı. Bugün ise çalışan deneyimi, hizmet kalitesi, verimlilik, ergonomi ve memnuniyet düzeyi sürekli gündemde. Yöneticilerin, orta kademenin ve yeni kuşakların iş yerinden beklentileri zenginleşti. Bu kapsamda belirli periyodlarda memnuniyet anketleri yapılıyor ve analiz ediliyor.
Mimari uygulamalar gelişti. Yeni tasarımlar ortaya çıktı. Akıllı binaların yüksek binaların sayısı çoğaldı. Ortam yerleşim planları, ortak-sosyal alanlar ve fonksiyonellik başka bir seviyeye geldi. Esnek çalışma ve ortak masa (hot desk), sessiz odalar gibi uygulamalar yayıldı.
Şirketler yeni uygulama ve çözümlerden hızla haberdar oluyor. Yöneticiler tüm sektörü; rakipleri, müşterileri, tedarikçileri bir şekilde ziyaret ediyor örnek ediniyor. Sektör içerisinde mesleki fuarlarda yeni malzeme, yeni mimari tasarımlar ve yeni teknolojiler hızla duyuluyor.