Research Information System
2. Balkan Ülkeleri Kütüphaneler Arası Bilgi-Belge Yönetimi İşbirliği Uluslararası Sempozyumu, Edirne, Turkey, 16 - 18 May 2024, pp.1-19
Hızla gelişen bilgi
teknolojisinin etkisiyle elektronik ortama taşınan belgelerin kırılgan
yapılarından dolayı koruma ve güvenlik koşullarının değişkenliği, otantikliğin
sağlanamama riski ve form özelliklerinin korunamama problemleriyle
karşılaşılmaktadır. E-belgelerin bu kırılgan yapıya sahip olmaları yaşam
döngüsündeki birçok safhada olduğu gibi arşiv uygulamalarını da etkilemektedir.
Üretim, onaylanma, dağıtım ve kullanım; arşiv malzemesi olduktan sonra da
özgünlüğünün muhafazası, belge hiyerarşisinin korunması ve arşivsel bağın
kurulması gibi konular arşivcilere yeni meşguliyet alanları açmıştır. Bunlardan
biri de e-belgelerin korunması ve güvenlik koşullarının sağlanması hususudur. Günümüzde
arşiv malzemesi olmuş e-belgelerin aynı özgünlükte tekrar kullanımının
sağlanması ve sürekliliği arşivciliğin önemli konularından biri haline
gelmiştir. Buna rağmen çoğu yerde koruma ve güvenlikle alakalı olarak “bilgi
güvenliği politikası” dışında, arşivlenen e-belgeler konusunda müstakil bir
politikanın yeteri kadar yaygınlaşmadığı bilinmektedir. Bu olumsuz durumun uzun
dönemde riskler barındırdığı bir gerçektir. Çalışmanın amacı, arşive
devredilmiş e-belgelerin uzun süre korunması için Türkiye’deki kurum
arşivlerinde sürdürülebilirlik koşullarını değerlendirmektir. Örnekleme
yapılarak seçilen kurumlarda, e-belgelerin korunması ve güvenlik koşullarının
sağlanmasıyla alakalı yaklaşımları değerlendirmek amacıyla on beş kurumdan on
sekiz katılımcı ile görüşme gerçekleştirilmiştir. Saha çalışmasında örneklem
olarak farklı kurumlardan e-belge yönetimi uygulamalarını ve arşiv süreçlerini
deneyimlemiş uzmanlar seçilmiştir. “Koruma ve güvenlik” hususu on iki soru ile
ele alınıp, karma yöntemli anket uygulanmıştır. Yapılan gözlem ve görüşmelerde koruma ve güvenlik
uygulamaları yeterliliğinin tartışmalı olduğu, bunun sebebinin de e-belgelerle
ilgili bilgi eksikliğinin olabileceği değerlendirilmiştir. Konuya ilişkin çözümlerin
çoğunlukla anlık erişim ve kullanıma yönelik olduğu gözlenmiştir. Buna karşın uzun
dönemde sürdürülebilirlik konusu soru işaretleri barındırmaktadır. Bu soru
işaretlerinin önemli bir nedeni pratiğe ilişkin yeterli prosedürlerin
bulunmaması olarak görülebilir. Dijital sürekliliği sağlamada teknolojik göç
meselesinin planlanmaması, uzun dönem koruma ve güvenlikle alakalı en önemli
risklerden birini barındırmaktadır. E-belgelerin
üretilmesi, tescili, KEP üzerinden dağıtımı, ilişkili belgelerin konu ve vaka bağlamında
kümelenmesi kadar arşiv malzemesi olduktan sonraki dönemin de planlanarak birtakım
mevzuat, standart ve teknik rehberle uygulama kurallarının açıklanması
gerektiği görülmüştür.